Personeelsdossier: wat wel en wat niet opslaan

Het bijhouden van een goed personeelsdossier wordt met elke nieuwe wet belangrijker en belangrijker. Als ondernemer kunt u er maar beter voor zorgen dat u alles weet van uw werknemer! Aan de andere kant zijn er ook zaken die juist niet in het personeelsdossier mogen opgenomen worden. Hier leest u de do’s en dont’s van het personeelsdossier.

De do's: wat moet u in uw personeelsdossiers zijn opgenomen

Concreet moet in een personeelsdossier alle zaken zijn opgenomen die nodig zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Dat zijn NAW-gegevens, maar ook informatie over het functioneren, allerlei afspraken, maar ook bijvoorbeeld de verzuimfrequentie van een medewerker. Het volgende lijstje geeft u een indicatie van deze gegevens (afkomstig van: mkbservicedesk).

  • Persoonlijke gegevens (stamkaart)
  • Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat
  • Bank- of gironummer
  • Sollicitatiebrief en CV
  • Kopieën van diploma’s
  • Kopie van identiteitsbewijs
  • Sofinummer
  • Werkvergunning (bij een buitenlandse medewerker)
  • Rechtspositie
  • Arbeidsovereenkomst
  • Ondertekend personeelshandboek of huishoudelijk reglement
  • Functioneren
  • Functieomschrijving
  • Promotie
  • Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
  • Afspraken over opleidingen
  • Berispingen, waarschuwingen
  • Loopbaanontwikkeling

Voor de salarisadministratie en het collectieve personeelsdossier heb je daarnaast de volgende gegevens nodig:

  • Stamkaart
  • Salaris
  • Bonusregeling
  • Onkostenvergoedingen
  • Regeling auto van de zaak
  • Regeling bedrijfslening
  • Bedrijfsspaarregeling
  • Collectieve ziektekostenverzekering
  • Loonbelastingverklaring
  • Een kopie van de stamkaarten
  • Ziek- en hersteld meldingen
  • Vakantieregistratie per medewerker

De dont's: waar moet u mee oppassen

Zoals gezegd zijn er ook zaken die u juist niet moet archiveren. Dat zijn sowieso al die zaken die van persoonlijke aard zijn, maar niet per se noodzakelijk voor de naleving van het arbeidscontract. Daarnaast zijn dat ook die zaken waarvoor de werknemer geen toestemming heeft gegeven het op te nemen in het personeelsdossier. Verder kunt u concreet aan de volgende zaken denken:

  • Godsdienst/geloofsovertuiging
  • Seksuele geaardheid
  • Lidmaatschap vakbond
  • Ras
  • Politieke voorkeur
  • Gezondheid
  • Strafrechtelijke gegevens

Heeft u twijfels of uw personeelsdossier wel volledig is, of juist misschien wel teveel gegevens bevat, neem dan gerust contact op met het team van inPAY. Met behulp van ons uitgebreide netwerk vinden wij altijd het antwoord op uw vragen.